@MASTERSTHESIS{ 2011:1512829236, title = {Modelo de sistema de gerenciamento de documentos para secretarias de conselhos universitários: uma proposta para a UFAM.}, year = {2011}, url = "http://tede.ufam.edu.br/handle/tede/4202", abstract = "Este trabalho desenvolveu uma ferramenta cujo funcionamento se realizou com base nos dados oriundos de um sistema de gerenciamento de documentos, idealizado com o objetivo de rastrear, registrar, controlar e recuperar informações e documentos no âmbito da Secretaria Geral dos Conselhos Superiores da Universidade Federal do Amazonas. Finalizou com a avaliação da ferramenta de busca, o Dicionário de Dados, que se integra ao sistema gerenciador de documentos, identificado como SGD/SECONS. O referencial teórico se embasou na literatura sobre sistemas de informação, gestão do conhecimento e aplicações de tecnologia da informação como suporte dinâmico para otimizar as atividades ali desenvolvidas. Empregou-se como procedimentos metodológicos a observação direta das atividades no setor, as reuniões realizadas com os colaboradores e a pesquisa documental efetivada nos documentos primários e secundários existentes na Secretaria dos Conselhos Superiores da UFAM, alguns ali produzidos e outros, recebidos no setor pesquisado para tratamento e transformação em produtos que são utilizados com a finalidade de balizar o funcionamento legal da Instituição, formadores da legislação interna. A produção dessas informações exige armazenagem, localização e recuperação segura e ágil, de modo a oferecer suporte legal aos gestores nos processos decisórios e à comunidade universitária em geral, razão da concepção da ferramenta para melhoria do sistema. Para o mapeamento e registro do sistema foram identificados os requisitos, considerando-se as experiências dos servidores internos que contribuíram para a construção do modelo da ferramenta desenvolvida para busca e captura das informações. O sistema foi avaliado em quatro momentos diferentes, com complexidades diversas, e os resultados afirmaram e comprovaram a sua eficácia e eficiência, assegurando respostas céleres e confiáveis aos gestores da UFAM, além da possibilidade de replicação do sistema e da ferramenta, em outros setores que funcionam de modo similar à SECONS, como as Câmaras das Pró-reitorias, secretarias de Unidades Acadêmicas e outros. Os resultados encontrados após as avaliações confirmaram o êxito da ferramenta, bem como do modelo manual adotado para gerenciar as informações e processos. Sugeriu-se a possibilidade futura de incremento do sistema, automatizando-o, oferecendo ao cliente, além da possibilidade de acompanhar o trâmite de um processo de seu interesse que esteja para julgamento nos Conselhos, a oferta da legislação produzida, disponibilizada no portal Web UFAM, sem necessidade acionar diretamente a SECONS, para obtenção do documento desejado. Assim, propõe-se a título de sugestão para trabalhos futuros o desenvolvimento de software pelo Instituto de Computação face aos resultados positivos encontrados e confirmados pela pesquisa.", publisher = {Universidade Federal do Amazonas}, scholl = {Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção}, note = {Faculdade de Tecnologia} }