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Tipo do documento: Dissertação
Título: Modelo de sistema de gerenciamento de documentos para secretarias de conselhos universitários: uma proposta para a UFAM.
Autor: Derzi, Ellen Conceição de Moraes 
Primeiro orientador: Faria, Marlene Araújo de
Primeiro membro da banca: Pio, José Luiz de Souza
Segundo membro da banca: Souto, Eduardo James Pereira
Resumo: Este trabalho desenvolveu uma ferramenta cujo funcionamento se realizou com base nos dados oriundos de um sistema de gerenciamento de documentos, idealizado com o objetivo de rastrear, registrar, controlar e recuperar informações e documentos no âmbito da Secretaria Geral dos Conselhos Superiores da Universidade Federal do Amazonas. Finalizou com a avaliação da ferramenta de busca, o Dicionário de Dados, que se integra ao sistema gerenciador de documentos, identificado como SGD/SECONS. O referencial teórico se embasou na literatura sobre sistemas de informação, gestão do conhecimento e aplicações de tecnologia da informação como suporte dinâmico para otimizar as atividades ali desenvolvidas. Empregou-se como procedimentos metodológicos a observação direta das atividades no setor, as reuniões realizadas com os colaboradores e a pesquisa documental efetivada nos documentos primários e secundários existentes na Secretaria dos Conselhos Superiores da UFAM, alguns ali produzidos e outros, recebidos no setor pesquisado para tratamento e transformação em produtos que são utilizados com a finalidade de balizar o funcionamento legal da Instituição, formadores da legislação interna. A produção dessas informações exige armazenagem, localização e recuperação segura e ágil, de modo a oferecer suporte legal aos gestores nos processos decisórios e à comunidade universitária em geral, razão da concepção da ferramenta para melhoria do sistema. Para o mapeamento e registro do sistema foram identificados os requisitos, considerando-se as experiências dos servidores internos que contribuíram para a construção do modelo da ferramenta desenvolvida para busca e captura das informações. O sistema foi avaliado em quatro momentos diferentes, com complexidades diversas, e os resultados afirmaram e comprovaram a sua eficácia e eficiência, assegurando respostas céleres e confiáveis aos gestores da UFAM, além da possibilidade de replicação do sistema e da ferramenta, em outros setores que funcionam de modo similar à SECONS, como as Câmaras das Pró-reitorias, secretarias de Unidades Acadêmicas e outros. Os resultados encontrados após as avaliações confirmaram o êxito da ferramenta, bem como do modelo manual adotado para gerenciar as informações e processos. Sugeriu-se a possibilidade futura de incremento do sistema, automatizando-o, oferecendo ao cliente, além da possibilidade de acompanhar o trâmite de um processo de seu interesse que esteja para julgamento nos Conselhos, a oferta da legislação produzida, disponibilizada no portal Web UFAM, sem necessidade acionar diretamente a SECONS, para obtenção do documento desejado. Assim, propõe-se a título de sugestão para trabalhos futuros o desenvolvimento de software pelo Instituto de Computação face aos resultados positivos encontrados e confirmados pela pesquisa.
Abstract: This paper has developed a tool whose operation is performed based on data from a document management system, designed with the purpose of tracking, recording, control and retrieve information and documents within the General Secretariat of the Councils of the Federal University of Amazonas. Finished with the evaluation of the search tool, the Data Dictionary, which integrates with document management system, identified as SGD / SECONS. The theoretical framework is based on the literature on information systems, knowledge management, document information technology to optimize dynamic support for the activities developed there. Was employed as instruments of direct observation of activities in the sector, meetings with the employees effected and documentary research in primary and secondary documents existing in the Secretariat of the Councils of the UFAM, some produced there, and others received in the industry searched for treatment and transformation into products that are used for the purpose of demarcating the legal functioning of the institution, trainers of domestic legislation. Production information require storage, location and safe recovery and agile in order to provide legal support to managers in decision making and the university community in general. For the mapping and recording system requirements were identified, considering the experiences of internal servers that contributed to the construction of the model developed tool to search and capture of information. The system was evaluated at four different times with different complexities, and the results stated and proved its effectiveness and efficiency, ensuring timely and reliable answers to managers UFAM, besides the possibility of replication of the system and the tool in other sectors function similar to the SECONS, such as the Chambers of the Dean, Academic departments and other units. The results after evaluations confirmed the success of the tool as well as the manual model adopted to manage information and processes. It was suggested the future possibility of increasing the system by automating it, offering the customer, plus the ability to track the processing of a process that is of interest for trial in the Councils, the supply of legislation that, provided in the web portal UFAM without the need to directly drive SECONS to obtain the desired document. Thus, it is proposed as suggestions for future work the development of software by the Institute of Computing face of positive findings and confirmed by research.
Palavras-chave: Sistema de Gerenciamento de Documentos
Dicionário de dados – Modelagem
Modelagem de sistema
Document management system
Data Dictionary – Modeling
Modeling systems
Área(s) do CNPq: ENGENHARIAS: ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
Idioma: por
País: Brasil
Instituição: Universidade Federal do Amazonas
Sigla da instituição: UFAM
Departamento: Faculdade de Tecnologia
Programa: Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção
Citação: DERZI ,Ellen Conceição de Moraes. Modelo de sistema de gerenciamento de documentos para secretarias de conselhos universitários: uma proposta para a UFAM. 2011. 146f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal do Amazonas, Manaus, 2011.
Tipo de acesso: Acesso Aberto
URI: http://tede.ufam.edu.br/handle/tede/4202
Data de defesa: 21-Nov-2011
Aparece nas coleções:Mestrado em Engenharia de Produção

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